Servicii de digitalizare a documentelor
Procedeul de digitalizare a arhivei presupune transpunerea documentelor de pe suport pe hârtie (analogic)
în format digital (.pdf) pentru a facilita accesul rapid la datele din arhiva
firmei, indiferent de locația dvs. sau de dispozitivul folosit.
Astfel se garantează eliminarea riscului de degradare a documentelor, care poate apărea în urma consultărilor
repetate.
Digitalizarea documentelor se efectueaza respectând pașii următori:
- #1 - Se pregătesc documentele pentru scanare
- Se elimină capsele, agrafele, ciornele, foile nescrise etc.
- Se ordonează documentele și se separă cu ajutorul codurilor de bare.
- #2 - Scanarea și indexarea documentelor
- Se utilizează scanere de mare viteză pentru scanat documente uzuale: facturi, contracte, avize etc.
- Se utilizeaza scanere de planșe pentru scanarea documentelor tip desene, schițe tehnice etc.
- Se utilizează scanere de carte pentru scanarea documentelor legate în dosare
- Se utilizeaza software specializat care permite setarea parametrilor de scanare, vizualizarea procesului de scanare și post procesarea imaginii scanate;
- Se identifică și se extrage metadatele agreate cu dumneavoastră de pe documentele scanate.
- #3 - Configurarea aplicației pentur stocarea datelor
- Se configurează aplicația de stocare cu câmpuri specifice de căutare conform metadatelor extrase pentru tipurile de documente scanate;
- Se încarcă documentele scanate în aplicație și asociem metadatele;
- #4 - Asigurarea accesului securizat în aplicație și asocierea metadatelor
- Se personalizează roluri și drepturi de acces pentru utilizatori, în baza unor protocoale stricte de securitate.
